+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как подготовить в архив документы отдела кадров

Как подготовить в архив документы отдела кадров

Вопросы к Юристу Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид наименование документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа. В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации. Таблица 1 Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций ведомственных архивов , а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Составление и оформление описей дел 3. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Вопросы к Юристу Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид наименование документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации. Таблица 1 Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций ведомственных архивов , а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Инфо Подписывайтесь на нашканал в Яндекс. Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий: Совет 1: Как оформлять документы в архив После экспертизы проводится оформление дел и подготовка описей по архивируемым документам. Существуют специализированные компании, предлагающие услуги по оформлению документов в архив, но в целом, справиться с этой задачей можно и своими силами.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: Кадровые документы: Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации — Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права.

Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов, определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу.

Как подготовить в архив документы отдела кадров Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в г. Порядок подготовки дел к передаче в архив Однако необходимые расчеты можно сделать на основании применения Укрупненных норм по делопроизводственным и архивным работам, разработанным Всероссийским институтом документоведения и архивного дела в году.

Эти расчеты показывают, что на обслуживание 5 тысяч дел, хранящихся в архиве, и проведение с ними всего комплекса работ обеспечение физической сохранности, учет, комплектование архива, выдача дел во временное пользование, исполнение справок социально-правового характера необходим как минимум один штатный специалист, обладающий достаточной квалификацией.

К тому же следует учесть, что в настоящий момент в условиях проведения пенсионной реформы резко возросли объемы справочной работы. Только государственные архивы за год исполнили более 9 млн социально-правовых запросов.

Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением ч.

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение.

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор ликвидационная комиссия , но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т.

Кадровое делопроизводство: Порядок передачи документов по личному составу при ликвидации организации. Москвы, в которых документы по личному составу хранятся в течение 75 лет. Отделы кадров О местах нахождения организаций в г. Москве обращаться в Мосгорсправку —, ул.

Тверская д. Надо ли сдавать кадровые документы в архив при ликвидации Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например: При -меча-ние 1 2 3 4 5 6 1 Сдача кадровых документов в архив Готовим документы В соответствии с п.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: Как сдать кадровые документы в архив Она указывается первой, а за ней в скобках — прежняя фамилия.

Поскольку невостребованные документы являются личными, нельзя нумеровать листы такого дела и пятая графа останется незаполненной. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме.

Оформляем лист-заверитель и обложку дела В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале — бланки форм для внутренней описи документов. Крайне важно все листы кроме заверительного и внутренней описи , включенные в дело, пронумеровать.

Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено. После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела.

Как правильно сдать кадровые документы в архив Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий.

Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля года: Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение. Можно ли сдать кадровые документы в архив Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность.

Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности п.

Передаем дела в архив по всем правилам

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Помещено в тему: Архивное дело Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе. Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела. Сформированные дела подлежат оформлению.

Передаем дела в архив по всем правилам Опубликовано Комментарии Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно.

Хранение кадровых документов

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1. Формирование в дела приказов по личному составу При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Индекс документа, необходимый для второй графы, указывается в соответствии с номенклатурой дел. Если номенклатура дел в организации не составлялась, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой. При заполнении третьей графы нужно посоветоваться с архивом:

Сроки хранения таких документов, созданных в результате Это совместная работа службы делопроизводства, отдела кадров, бухгалтерии, а также с органами Государственного архива придется в любом случае. при подготовке документов к уничтожению является проведение.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранятся документы? О работе Можайского архива.
Комментарии 13
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Елизавета

    Стаття 13. Припинення членства в кооперативі

  2. Светлана

    Тарас Вопрос если я купил квартиру или мне её подарили не родственники первой линии есть долги старых владельцев Обязан ли я их оплачивать Естественно долгам более 3х лет И второй вопрос При дарении квартиры выяснилось что когда то предыдущие хозяева воровали электроэнергию Могут по закону на меня повесить этот долг

  3. Власта

    Надоело слушать о том, что грузовики ломают дороги! Вам наше правительство в уши влило эту информацию и все как один начали винить грузовики. Вы в Украине вообще живёте? А то у меня ощущения складываются, что нет. Если в Украине, то выйдите во двор, или проедьтесь по дворам и посмотрите, что 95 процентов дворов не имеют нормальной дороги! Там тоже грузовики ее поломали. Вот у меня каждую ночь во двор грузовики заезжают и катаются до утра. Разберитесь в вопросе, перед тем как кого-то винить! Если вы не будете делать ремонт у себя в туалете лет 50 и всё у вас там будет гнило и печально, а потом вдруг сосед зайдет за солью к вам и при его стуке в вашу дверь у вас отпадет кусок штукатурки в туалете, то исходя из вашей логики будет виноват сосед! Круто! За всем нужен сервис и уход и если у нас на дороги уже лет 27 как положили болт, то причем здесь грузовики?

  4. geosmoothdig

    Но другое когда пидарас-водитель налакался в зюзю. защищать такого урода блядство

  5. stimfinta

    Мова йде тільки про опалення централізоване?

  6. pioposlipha

    Значит мы будем платить за все, из последних сил, олигархи, выгребающие наши недра платить не будут ничего, хуйло будет наши деньги тратить бездумно. Не хуево устроились! Не пора-ли братцы за топоры браться!

  7. Леонид

    Самооборона, убийство при самообороне, как защитить близких, обязательно нужен выстрел в воздух ? еще какие может есть нюансы. Спасибо.

  8. dastchanfest

    Вот такие видосы и нужны! А не всякая там мура, которую как лапшу на уши сопливым лирикам вешают. Нам нужны практические соответствующие вызовам сегодняшнего времени видео-ролики. Как себя вести с властью, ментами и т.п. актуально и нужно!

  9. Даниил

    Автор почитай ст. 319 УК РФ.

  10. Злата

    Пускай идут к тому кто пригнал авто и заработал на этом и требуют с него искать владельца

  11. Мокей

    Да но у вас ценник тоже не детский на вашы услуги ,выход брать кредит

  12. Розина

    А какими правами обладает тогда охранник на частной охраняемой территории и на что он может расчитыват если его требования игнорируют посетители(в частности имеется частная клиника с собственной территорией и парковкой)

  13. Автоном

    Интересно Бобику понравится кожаный салон? Или всё таки взять вилюр?