+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как оформить в архив личные карточки

Как оформить в архив личные карточки

Личная карточка сотрудников: Как хранить? Сколько хранить? Сшивать или не сшивать? А может, вообще лучше не вести? Отвечает Наталья Девятко, эксперт по трудовому праву.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов 1. Формирование в дела приказов по личному составу При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.

Порядок передачи личных дел работников в архив организации

Особенности приема на работу несовершеннолетних Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения.

Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности.

Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством. Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела.

На на всех ли работников вести личные дела? Личные дела в обязательном порядке ведут на работников определенных категорий и работников-совместителей. На других работников — личные дела ведутся по возможности. Категории работников, для которых документы личного дела ведут в обязательном порядке, определяем согласно нормативно-правового акта, положения которого распространяются на организации всех форм собственности, — Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от Так, личные дела работников в обязательном порядке ведут на руководителей организаций, служащих, профессионалов, специалистов и работников-совместителей ст.

Определить принадлежность работника к одной из классификационных категорий несложно, если ориентироваться на классификацию должностей согласно Классификатору профессий КП. Профессии руководителей, менеджеров управляющих предусмотрено первым разделом КП код профессии начинается с цифры 1.

Коды профессий специалистов начинаются с цифры 3, а служащих — с цифры 4. Код профессии по КП — рекомендуемая графа штатного расписания. Итак, определить, или оформлять на работника личное дело, можно по штатному расписанию: Также личные дела в обязательном порядке ведут для работников независимо от классификационной категории , которые: А как насчет работников иных категорий код КП начинается с цифр 5, 6, 7, 8, 9 — это работники сферы торговли и услуг квалифицированные рабочие сельского и лесного хозяйств, рыборазведения и рыболовства квалифицированные рабочие с инструментом, рабочие по обслуживанию, эксплуатации технологического оборудования и машин, представители простейших профессий?

Вести ли личные дела работников, профессии которых относятся к рабочим простейших, организация решает самостоятельно. Но практика кадрового делопроизводства доказывает, что целесообразно организовать ведение личного дела на материально ответственных лиц независимо от категории, к которой принадлежат их профессии должности.

В государственных учреждениях и органах местного самоуправления личные дела ведутся на всех работников, которые занимают должности государственных служащих или должностными лицами местного самоуправления. Какие документы работника должны быть в личном деле? Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу.

Этот процесс формируется изрядно, а в определенной последовательности. Перечень документов личного дела работника определено законодательством.

Документом, регламентирующим порядок формирования личных дел в организациях, являются Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от Среди определенных Правилами документов — внутренняя опись документов личного дела, оригинал заявления о приеме на работу или экземпляр трудового договора, который остается у работодателя , копия приказа о принятии на работу.

К личному делу приобщим и копии приказов о переводе на другую должность или об увольнении. Правилами предусмотрено, что в личном деле может быть автобиография работника, копии документов об образовании.

Есть и формы для внесения информации о том, что происходит с работником во время работы на предприятии или имело место до принятия на работу.

Это — личный листок по учету кадров не путайте с личной карточкой П-2, это отдельная форма! Немало кадровиков приобщают к личному делу также резюме. Такую практику можно считать уместной.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и тому подобное в личное дело не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Согласие на обработку персональных данных также не включают к личному делу.

Во-первых, этот документ никоим образом не характеризует деловые качества работника. Во-вторых, согласия на обработку персональных данных от работников не получаем с года после изменений в законодательстве в сфере защиты персональных данных.

Внутренняя опись документов личного дела, личный листок по учету кадров, дополнения к нему относятся в основных учетных документов личного дела.

Формы личного листка и дополнения к нему организация должна разработать самостоятельно. Желательно закрепить учетные формы личного дела в локальном нормативном акте, регламентирующем внутренние делопроизводственные процессы обычно это инструкция по делопроизводству.

Личный листок по учету кадров заполняет сам работник, приводя сведения о себе, указывает, учебу, военную службу, работу, имевшие место до принятия в организацию, на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании иных личных документов.

Личный листок работник должен заполнить собственноручно в одном экземпляре без сокращений, исправлений и помарок. На личный листок обычно наклеивают фотографию работника. После заполнения никаких изменений и дополнений закончил институт, женился, родилась дочь и т. Дополнение к личному листку по учету кадров оформляет работник кадровой службы Именно в дополнении будем фиксировать все изменения, которые будут происходить с работником с момента принятия на работу переведен на другую должность, перемещен на другое рабочее место, изменено название должности, введено совмещение должностей, поощрена денежной премией по случаю юбилея объявлен выговор, изменена фамилия в связи с браком и тому подобное.

Основаниями для внесения информации являются приказы, изданные в организации, и личные документы работника. В дополнение к личному листку не вносят сведения о пребывании в отпусках или введение режима неполного рабочего времени. Если в той же организации работник принят на другую должность на условиях внутреннего совместительства, следует оформить отдельное личное дело.

Копии документов, включаемых в личное дело, обязательно удостоверяющие в установленном порядке. Документы личного дела целесообразно помещать в папку-регистратор, что значительно облегчает работу по размещению новых документов.

Формируя личное дело, сгруппируйте все документы в т. Надписи на обложках личных дел делают четко черными светостойкими чернилами или пастой с учетом норм п. Обратите внимание, что при первичном оформлении личного дела ее страницы не нумеруются это делается уже после увольнения работника при подготовке к передаче дела на архивное хранение.

После формирования личное дело необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме — Журнале учета личных дел. Учет личных дел работников Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы ведется именно по номенклатуре дел. Но личные дела работников составляют исключение — их включают в номенклатуру дел кадровой службы под одним индексом, а учитываются не по номенклатуре дел, а по специальной учетной форме — Журнале или Книге учета личных дел.

Форму Журнала учета личных дел организация определяет самостоятельно. Если в вашей организации учет личных дел еще не введен, оформите Журнал учета личных дел и зарегистрируйте в нем все личные дела, заведенные на работников.

После регистрации в Журнале учета целесообразно ввести индексацию личных дел. Например, так: Хранение личных дел Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована.

Персональные данные являются объектом защиты ст. Организация, обрабатывающая персональные данные работников, должна обеспечить защиту этих данных.

С учетом требований законодательства о защите персональных данных и правил общего делопроизводства личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел. Ответственность за их сохранность возлагается на руководителя кадровой службы. Личные дела работников должны храниться в вертикальном положении в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах, которые закрываются.

Как правило, личные дела располагаются в алфавитном порядке. Доступ к личным делам должен быть ограничен. Его позволяют только работникам кадровой службы. В кадровой службе хранятся личные дела работающих лиц, а также личные дела уволенных лиц в течение двух лет после увольнения.

После завершения срока текущего хранения личные дела работников, уволенных в определенном году, формирующие в сводную дело, оправляют в твердую обложку, передают на хранение в архивное подразделение организации.

На практике это делают в начале делопроизводственного года.

вопрос по формированию личных карточек работников

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и летнего сроков хранения , протоколами и т. Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве.

Голосование:

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Размещено на http: Понятие кадровой службы, ее назначение 2. Последовательность документов личного дела 3. Требования к оформлению личных дел 4.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т. Как подготовить документы Согласно подразделу 9.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Личные дела работников: Порядок ведения личных дел по большей части не регламентирован и определяется работодателем самостоятельно. Рассказываем, что собой представляет личное дело работника, о порядке его оформления и хранения. Личная карточка работника Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников.

Ответ Личная карточка — документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам.

Срок хранения личных карточек Т-2

Особенности приема на работу несовершеннолетних Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения. Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности. Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством. Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела. На на всех ли работников вести личные дела?

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела.

Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных.

Личное дело: правила оформления

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек:

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Купить Личные карточки работников Форма Т-2 применяются в организациях для полного и всестороннего учёта персонала. На их основании формируется картотека личного состава.

Личная карточка Т-2 относится к категории обязательных документов для кадрового учета работников. Это правило касается организаций и предприятий любой формы собственности. Заполнение, ведение и хранение личных карточек регламентируется законодательными актами и подлежит строгому соблюдению. Далее в статье подробнее о таких аспектах:

Личная карточка работника

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Оформление т2 с сдаче в архив

Хранение документов уволенных сотрудников Добрый вечер! Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева
Комментарии 9
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Адриан

    Существует ЛИ где-нибудь ещё такая госпомощь ?

  2. reusunrapat

    Прыгаем дальше, Европейцы засраные

  3. Ярополк

    Лично я такое неуважение к себе терпеть не хочу где их хваленное Европейское равенство полов тут им и не пахнет снова на мужчин все грехи спустили и заклеймили насильниками а что женщин насильников мало ?

  4. kingsomoupe

    Скажите пожалуйста, переезжаю на Украину из России.

  5. Аскольд

    Ура Навальный в Украине 🇺🇦

  6. Мирослав

    Мужики, не кипишуйте, задумайтесь. Этот закон писали под мужиков, чтобы был повод обоснованно отморозится от жены, то да се, то ручки с бумагой нет, то нотариуса без него это не документ), то : Милая , я так не могу , без чувств».

  7. Никита

    Вот дебилы !

  8. unagis

    Единственный вариант это отслюнявить на лапу

  9. Парамон

    Как сподобить в гражданских медучреждениях формулировать диагнозы согласно Расписания борлезней?